Управлять предприятием следует четко и обдуманно, и это зачастую требует больших затрат и времени на общую организацию рабочего процесса. А если к этому добавить необходимость удаленного управления какими либо делами предприятия, нередко возникают определенные трудности. Именно для максимизации эффективности управления организацией и была разработана автоматизированная система учета рабочего времени SMS Logistics.

С помощью этой системы возможно оперативно обработать и распределить заказы между сотрудниками, проконтролировать ход выполнения работ и сроки, а также узнавать о возникших трудностях мгновенно.

Удаленные сотрудники, находясь вне офиса, взаимодействуют с системой путем отправки закодированных SMS-сообщений. Расшифровка сообщений производится системой в соответствии с правилами, содержащимися в инструкции, в режиме реального времени. Инструкция содержит описание объектов, закрепленных за данным сотрудником. Так же в сообщения можно добавлять любую ценную информацию (названия сервисных центров, фирм-поставщиков, их телефоны, контактные данные и тому подобное).

На основе клиентских тарифных планов и в соответствии с поступившими заявками или поставленными задачами системой SMS Logistics создаются планы индивидуально для каждого сотрудника. Оператор, который работает с системой в офисе только корректирует эти планы (по необходимости) и информирует сотрудников об этом. К примеру, он может перенести на другой день плановое посещение и оперативно проинформировать сотрудника о внеплановом вызове к клиенту.

Кроме прочего системой SMS Logistics постоянно анализируются все сообщения на предмет их актуальности, и, в случае ошибки, система доводит информацию до оператора, а также создает различные отчеты о работе, в которых можно впоследствии найти требуемую информацию. Есть возможность интеграции системы SMS Logistics с сайтом компании, создания персонального кабинета для сотрудников.

Рассмотрим подробнее плюсы внедрения данной системы на предприятии относительно инженеров и руководителей организации:

• Инженер теперь не должен обзванивать постоянно головной офис для получения указаний относительно своих дальнейших действий, а также для отчетности по выполненной работе — указания придут в виде сообщений, а информацию о завершенных и незавершенных делах можно просмотреть в отчетах, сгенерированных системой. Отпадает необходимость строить графики посещений вручную — этим займется SMS Logistics.
• Руководитель, как уже отмечалось выше, теперь располагает массой аналитической информации, выдаваемой системой. Теперь легко можно рассчитать, затраты, приходящиеся на каждого клиента, пересмотреть стоимость договоров с некоторыми фирмам.

Следует также отметить повышение общей информированности руководителя о действиях инженеров, и высокую гибкость системы. Например, ее можно задействовать в режиме реального времени для координирования авиационных топливозаправщиков.

В целом внедрение на предприятии системы SMS Logistics существенно помогает более рационально использовать рабочее время сотрудниками. «Забытые заявки» будут исключены, станет легче разрешать возникшие конфликтные ситуации. SMS Logistics поможет принять действительно правильное решение, способствующее прогрессу вашего бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов: выгодно ли вкладывать средства во внедрение инноваций?

Бизнес должен быть эффективным. Пожалуй, этот критерий является основополагающим, когда речь ведется о конкретном проекте. С целью повышения его результативности выполняется комплекс мер, направленных на автоматизацию бизнес-процессов.

Каких целей удается достичь в результате внедрения передовых технологий? Принципиально важно, что под то или иное ПО подстраивается не бизнес. Гораздо эффективнее разработать программные продукты под конкретный проект. Такого подхода придерживаются добившиеся успехов на ниве автоматизации бизнес-процессов компании.

Каких именно целей удается достичь в ходе внедрения передовых разработок? Во-первых, создаётся стройная и логичная система контроля над исполнением принятого решения (работает на всех этапах его исполнения). Во-вторых, в значительной степени упрощается допуск к документам компании, поиск требуемой документации ведется в оперативном режиме. В-третьих, в ускоренном режиме документация обрабатывается (за основу принимается период от ее публикации до сдачи в архив). При этом на порядок снижаются риски утраты или повреждения документов, уменьшаются риски финансовых потерь, связанных с получением нормативной документации в ненадлежащие сроки. В-четвертых, при создании стройной системы разграничивается порядок допуска к информации. Ограничения могут касаться как отдельно взятых сотрудников, так и всех специалистов отдела.

Выгодно ли руководителю организации вкладывать средства в проведение мероприятий по автоматизации бизнес-процессов? Вне всякого сомнения. С одной стороны, налицо повышение активности работы как отдельных специалистов, так и целых структурных подразделений. На практике часто происходит такое, что много времени занимает поиск информации (тогда, когда она не автоматизирована и находится в разных отделах). Внедрение передовых инноваций позволяет снять целый ряд проблем. С другой стороны, так удается осуществлять эффективный контроль над деятельностью сотрудников. Глава компании (руководитель отдела) получает функционал для отслеживания как распорядка дня конкретного подчиненного, так и просмотра реализации бизнес-модели в целом.