автоматизированный учёт рабочего времени и производительность труда

Управлять предприятием следует четко и обдуманно, и это зачастую требует больших затрат и времени на общую организацию рабочего процесса. А если к этому добавить необходимость удаленного управления какими либо делами предприятия, нередко возникают определенные трудности. Именно для максимизации эффективности управления организацией и была разработана автоматизированная система учета рабочего времени SMS Logistics.

С помощью этой системы возможно оперативно обработать и распределить заказы между сотрудниками, проконтролировать ход выполнения работ и сроки, а также узнавать о возникших трудностях мгновенно.

Удаленные сотрудники, находясь вне офиса, взаимодействуют с системой путем отправки закодированных SMS-сообщений. Расшифровка сообщений производится системой в соответствии с правилами, содержащимися в инструкции, в режиме реального времени. Инструкция содержит описание объектов, закрепленных за данным сотрудником. Так же в сообщения можно добавлять любую ценную информацию (названия сервисных центров, фирм-поставщиков, их телефоны, контактные данные и тому подобное).

На основе клиентских тарифных планов и в соответствии с поступившими заявками или поставленными задачами системой SMS Logistics создаются планы индивидуально для каждого сотрудника. Оператор, который работает с системой в офисе только корректирует эти планы (по необходимости) и информирует сотрудников об этом. К примеру, он может перенести на другой день плановое посещение и оперативно проинформировать сотрудника о внеплановом вызове к клиенту.

Кроме прочего системой SMS Logistics постоянно анализируются все сообщения на предмет их актуальности, и, в случае ошибки, система доводит информацию до оператора, а также создает различные отчеты о работе, в которых можно впоследствии найти требуемую информацию. Есть возможность интеграции системы SMS Logistics с сайтом компании, создания персонального кабинета для сотрудников.

Рассмотрим подробнее плюсы внедрения данной системы на предприятии относительно инженеров и руководителей организации:

• Инженер теперь не должен обзванивать постоянно головной офис для получения указаний относительно своих дальнейших действий, а также для отчетности по выполненной работе — указания придут в виде сообщений, а информацию о завершенных и незавершенных делах можно просмотреть в отчетах, сгенерированных системой. Отпадает необходимость строить графики посещений вручную — этим займется SMS Logistics.
• Руководитель, как уже отмечалось выше, теперь располагает массой аналитической информации, выдаваемой системой. Теперь легко можно рассчитать, затраты, приходящиеся на каждого клиента, пересмотреть стоимость договоров с некоторыми фирмам.

Следует также отметить повышение общей информированности руководителя о действиях инженеров, и высокую гибкость системы. Например, ее можно задействовать в режиме реального времени для координирования авиационных топливозаправщиков.

В целом внедрение на предприятии системы SMS Logistics существенно помогает более рационально использовать рабочее время сотрудниками. «Забытые заявки» будут исключены, станет легче разрешать возникшие конфликтные ситуации. SMS Logistics поможет принять действительно правильное решение, способствующее прогрессу вашего бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов: выгодно ли вкладывать средства во внедрение инноваций?

Бизнес должен быть эффективным. Пожалуй, этот критерий является основополагающим, когда речь ведется о конкретном проекте. С целью повышения его результативности выполняется комплекс мер, направленных на автоматизацию бизнес-процессов.

Каких целей удается достичь в результате внедрения передовых технологий? Принципиально важно, что под то или иное ПО подстраивается не бизнес. Гораздо эффективнее разработать программные продукты под конкретный проект. Такого подхода придерживаются добившиеся успехов на ниве автоматизации бизнес-процессов компании.

Каких именно целей удается достичь в ходе внедрения передовых разработок? Во-первых, создаётся стройная и логичная система контроля над исполнением принятого решения (работает на всех этапах его исполнения). Во-вторых, в значительной степени упрощается допуск к документам компании, поиск требуемой документации ведется в оперативном режиме. В-третьих, в ускоренном режиме документация обрабатывается (за основу принимается период от ее публикации до сдачи в архив). При этом на порядок снижаются риски утраты или повреждения документов, уменьшаются риски финансовых потерь, связанных с получением нормативной документации в ненадлежащие сроки. В-четвертых, при создании стройной системы разграничивается порядок допуска к информации. Ограничения могут касаться как отдельно взятых сотрудников, так и всех специалистов отдела.

Выгодно ли руководителю организации вкладывать средства в проведение мероприятий по автоматизации бизнес-процессов? Вне всякого сомнения. С одной стороны, налицо повышение активности работы как отдельных специалистов, так и целых структурных подразделений. На практике часто происходит такое, что много времени занимает поиск информации (тогда, когда она не автоматизирована и находится в разных отделах). Внедрение передовых инноваций позволяет снять целый ряд проблем. С другой стороны, так удается осуществлять эффективный контроль над деятельностью сотрудников. Глава компании (руководитель отдела) получает функционал для отслеживания как распорядка дня конкретного подчиненного, так и просмотра реализации бизнес-модели в целом.

Производительность труда

Основная проблема экономической теории и хозяйствования — анализ соотношений результата деятельности и затрат, которые обобщенно будем называть эффективностью. Затраты определяются стоимостью использованных ресурсов. А если коротко, то это человеческий капитал, природные ресурсы и средства производства.

Как правильно оценить продуктивность своего труда

Если рассматривать этот вопрос в широком понимании, повышение эффективности вашей работы значит планомерное улучшение людьми экономической деятельности, постоянный поиск способов трудиться лучше, стараться успеть сделать больше полезных и качественных материальных или духовных благ при таком же уровне или меньшем затрат труда.

Это ведёт к повышению объёмов реального продукта и дохода, повышение уровня использования и, как следствие, уровня своей жизни и жизни окружающих. Каждая организация характеризуется своим уровнем продуктивности труда, который может возрастать или снижаться в зависимости от разных факторов. Безусловным условием развития производства, и непосредственно вашего предприятия, является повышение продуктивности труда.

Производительность труда — показатель результативности затрат труда и определяется количеством продукции, производимой одним работником в единицу рабочего времени, либо затратами труда на единицу произведённой продукции.

Различают производительность индивидуального труда и производительность совокупного труда. Понятие индивидуальной производительности труда применяется при определении использования трудовых ресурсов на предприятии, а понятие производительность общественного труда больше подходит для характеристики эффективности трудовых ресурсов во всем народном хозяйстве.

Для характеристики производительности труда существуют такие показатели

1. Уровень производительности труда
2. Темпы роста производительности труда
3. Тенденции роста производительности труда

Уровень производительности труда обозначает состояние производительности труда в определенный период времени.

Используя этот показатель можно сравнивать

• уровень производительности труда одного предприятия в разные периоды времени
• уровни, достигнутые разными предприятиями в одном и том же периоде

Темпы роста производительности труда показывают изменение уровня производительности в определенном периоде.

Тенденции роста производительности труда – темпы изменения производительности труда в течении длительного периода времени (10 -15 лет и более).

Основные показатели продуктивности труда

Для количественного измерения производительности труда на предприятии используются показатели выработка и трудоемкость.

Выработка – это прямая характеристика уровня вашей продуктивности работы, его определяют количеством продукции, которая была произведена одни работником за одну удельную единицу времени. Такой показатель вполне может вычисляться различными вариантами. Это зависит от того, какие единицы брали для измерения общего объёма произведенной продукции, а так же затрат этого трудового процесса (они бывают натуральные, ценовые, трудовые, а так же условно-натуральные).

Выработка продукции в единицу времени — учитывает только затраты живого труда, непосредственно затраченного на изготовление продукции, и рассчитывается, как правило, на одного среднесписочного работающего в соответствующую единицу времени. Различают часовую, дневную месячную и годовую выработку. Она рассчитывается как отношение объема произведенной продукции за соответствующий период к среднесписочной численности работников (рабочих) за этот же период.

В зависимости от того, в каких единицах измеряется объем произведенной продукции, различаются следующие показатели производительности труда

• натуральный
• условно-натуральный
• стоимостный
• трудовой

Годовая выработка

Расчеты ведутся по формуле В=N/Чсп.

Дневная выработка

Формула для расчета В=N/(F*Чсп).

Часовая выработка

Рассчитывается путем деления объема выпуска продукции на количество часов, отработанных работниками в анализируемом периоде. Часовая выработка может быть рассчитана по формуле (В=N/F*Чсп).

Натуральные показатели в наибольшей степени соответствуют сущности производительности труда, однако область их применения ограничена. Они широко находят применение при определении выработки на предприятиях таких отраслей, нефтяная (т/чел.), электроэнергетика (кВт.ч/чел.), лесная (куб.м/чел), легкая промышленность — производство тканей (пог.м/чел.). Стоимостные показатели наиболее универсальны, могут применяться для условия многономенклатурного производства.

Формула для расчета: В=Q/Чсп
где Q — объем произведенной продукции в стоимостном выражении, деньги.

Наряду с натуральными и стоимостными для измерения производительности труда применяют трудовые показатели. Один из них — трудоемкость отдельных видов продукции представляющее собой затраты рабочего времени в нормо-часах на изготовление единицы продукции или работы.

Трудоемкость представляет собой показатель, обратный выработке

Трудоёмкость — обратный показатель уровня продуктивности труда, который можно характеризовать величиной времени, затраченное рабочим на одну единицу производимой продукции. Кроме того, на различных предприятиях могут существовать свои собственные методы того, как заниматься расчетом разных типов трудоемкости: обслуживающей, полной, производственной, управленческой и технологической.

 Различают следующие виды трудоемкости

• технологическую
• обслуживания
• производственную
• управления
• и полную

Технологическая трудоемкость включает затраты труда рабочих, непосредственно воздействующих на предметы труда (изменение формы, состояния, положения, физических и других свойств, технологический контроль).

Трудоемкость обслуживания состоит из затрат труда рабочих, занятых обслуживанием производства.

Производственная трудоемкость представляет собой сумму технологической трудоемкости и трудоемкости обслуживания.

Трудоемкость управления — это сумма затрат труда служащих.

Полная трудоемкость состоит из затрат труда всего промышленно-производственного персонала предприятия на выпуск продукции.

Факторы повышения продуктивности труда — это вся совокупность действенных сил и причин, которые приводят к росту продуктивности труда. Резервы роста эффективности – это непосредственно возможности ее увеличения, которые вроде как уже выявлены, но еще не применяемые.

Качества менеджера

Как показывает практика, основное практическое значение для любого экономиста или менеджера занимает классификация непосредственно внутрипроизводственных резервов, а так же факторов по содержанию, т. к. именно она помогает определить возможности роста эффективности труда на конкретном предприятии.

Статистика свидетельствует: книги полезных советов («How to» Books) представляют собой самый популярный на Западе жанр среди не беллетристических изданий. За последние годы вышло несколько сотен книг, названия которых начинались словами «Как …», то есть «Как сделать …» (то-то и то-то), «Как стать …» (тем-то и тем-то) и тому подобное.

Эти книги дают полезные советы по самым разным сферам человеческой деятельности. «Как стать актером», «Как уживаться с женой», «Как преуспеть в политике, не обладая достаточной компетенцией», «Как заработать состояние и достичь независимости в своем бизнесе», «Как торговать творчески» и так далее вплоть до надоевшего «Как преуспеть».

Человека преуспевшего, обязанного своим успехом самому себе, своей энергии и организованности, американцы называют «self made man» – в буквальном переводе «человек, создавший самого себя». Однако, никто не сочинил руководство под названием «Как создать самого себя», так как невозможно «создать себя, раз и навсегда зафиксировав в своем «Я» все необходимые для достижения успеха качества и навыки.

Профессия менеджера как особая сфера теоретического знания и практической деятельности сформировалась сравнительно недавно (в ХХ веке). Именно к ней в современной литературе проявляется заметный интерес в сравнении с другими профессиями. Обучение менеджменту – это сложный, многоплановый процесс и он оценивается специалистами неоднозначно. Точки зрения варьируют от представления, что менеджером нужно родиться, до мнения, согласно которому менеджмент – это такая же общедоступная наука, как, например, медицина или физика. Соответственно, широким представляется и спектр качеств, которым должен обладать хороший менеджер. Бесспорным для всех является лишь одно из них – это ум. При этом, в первую очередь, имеется в виду аналитический ум – способность человека мыслить критически и логично. Однако, для того, чтобы быть хорошим менеджером, этого явно недостаточно. Так, лица с инженерно-техническим и естественно-научным образованием, как правило, имеют развитое аналитическое мышление, но именно они гораздо чаще, чем менеджеры с гуманитарным образованием испытывают трудности в решении проблем управления персоналом.

Дело в том, что менеджеру в не меньшей степени, чем аналитическое мышление, необходимо качество, которое получило известность как «социальный ум». В это понятие включается целый ряд свойств менеджера, его способностей:

• понимать и правильно интерпретировать чувства других людей;
• уметь поставить себя на место другого человека;
• твердо знать, что можно требовать от другого;
• вести себя согласно ситуации;
• создавать при помощи средств общения атмосферу, наиболее благоприятствующую успеху дела.

Перечень личностных качеств, которыми должен обладать человек, чтобы добиться успеха как менеджер, — практически бесконечен. Весьма интересен взгляд на эту проблему самих менеджеров. Опрос нескольких сотен профессиональных менеджеров в США дал следующие ответы:

• 78% поставили на первое место верный стиль руководства и культуру поведения,
• 68% — умение выглядеть убедительным,
• 58% — наличие предпринимательской «жилки»,
• 51% — знание технических тонкостей дела.

Формирование менеджера осуществляется через активное саморазвитие на основе самонаблюдения, самооценки, а также информации, получаемой из внешних источников (чтение литературы, совещания, консультации, индивидуальные беседы).

Кроме того, самооценка, как и самопознание в целом, должны соответствовать системе требований, предъявляемых менеджеру, в зависимости от уровня его работы. Так, директору или президенту фирмы необязательно знать технологию производства настолько глубоко, насколько с ней знаком, скажем, главный технолог. Однако, директор (и другой топ-менеджер) должен знать: соответствуют ли технологические процессы мировым стандартам; каковы наиболее перспективные виды продукции; каковы экономические и технологические связи между предприятиями отрасли и так далее. Следовательно, наряду с необходимыми знаниями в области управления ему нужно иметь общее представление и о специальных вопросах.

Менеджеры должны обладать знаниями и навыками, позволяющими

• выявлять проблему своего уровня решения с учетом ее взаимосвязей с другими задачами управления
• строить гипотезы и определять наиболее перспективные действия
• принимая решение, учитывать мнения разных специалистов
• оперативно руководить и контролировать работу сотрудников

С повышением уровня управления возрастают требования и к таким качествам менеджера, как чувство ответственности, способность перспективно мыслить, а также к его настойчивости и целеустремленности. На более низких уровнях берется во внимание склонность к систематической повседневной работе и способность к быстрой переориентации при изменении производственной или иной ситуации. На любом уровне работы менеджера основой развития его успешной деятельности является наличие постоянного источника критической информации о самом себе. Следует также понимать, что чем выше должность менеджера, тем меньше критической информации о себе он получает. Компенсировать этот дефицит могут методы психодиагностического исследования личности. Но менеджеры, особенно высокого ранга редко обращаются за помощью к психологам, опасаясь за свой авторитет, ибо видят за обращением к специалисту-психологу признание своей некомпетентности. Разрешить эту проблему позволяет самооценка менеджеров с помощью психодиагностических тестов.

Функции управленческого учета

В настоящее время множество предприятий, функционируя в условиях борьбы за выживание среди своих конкурентов, остро нуждаются в организации результативной системы управленческого учета. Экономическая ситуация сегодня диктует свои правила и требует кардинальных изменений в системе управления предпринимательских учреждений с едиными принципами планирования, контроля, анализа, оценки, калькулирования и учета. В таких условиях управленческий учет становится незаменимым инструментом в мобилизации существующих резервов повышения результативности производственно-хозяйственной тенденции предприятий.

Существуют определенные функции управленческого учета

• На первом месте среди функций управленческого учета находится планирование. Руководящий орган предприятия устанавливает определенные цели. Перед каждым управляющим звеном ставятся конкретные задачи, а управленческий учет снабжает необходимой информацией планирования и контроля поставленных задач.
• Организация внутреннего управления. Руководитель организации вместе с менеджером устанавливают график, а также последовательность выполнения запланированных действий. Менеджер, в свою очередь, должен контролировать и представлять отчет руководителю о реализации плановых задач. Управленческий учет предполагает обмен информацией между управляющими звеньями предприятия, что позволяет контролировать последовательность реализации поставленных задач, уточнять график запланированных действий, предпринимать организационные и оперативные меры.
• Контроль и учет. Учет играет роль системообразующего элемента в управленческом учете, предоставляющий, в свою очередь, фактическую информацию о реализации поставленных планов, бюджетов, смет. Для принятия многих решений системе внутреннего контроля требуются дополнительные сведения из внешних источников. Для этих целей могут использоваться данные, характеризующие персонал или данные из исследований рынка.
• Стимулирование. Как одна из функций управленческого учета стимулирование приводит в действие всю систему и поддерживает необходимое в ней равновесие. Управленческий учет позволяет устанавливать уровень оплаты труда и премий в зависимости от достигнутых результатов каждого менеджера. Благодаря тому факту, что управленческий учет снабжен всеми необходимыми сведениями для оценки проделанной работы менеджера, это позволяет справедливо установить оплату за выполненную работу.
• Оценка и самооценка. Каждый менеджер должен самостоятельно оценить свои достижения с результатами других руководящих звеньев. Сведения о результатах работы менеджеров позволяет при необходимости организовать их подготовку или повысить их квалификацию. Чтобы достичь действительно высоких результатов, обучение менеджеров следует проводить, оценив все их возможности.
• Координация, обмен информацией. Во время выполнения общих задач менеджеры всех уровней обязаны согласовывать между собой все свои действия.

Таким образом, правильно проанализировав продуктивность своего труда, вы повысите не только объем выполненной работы, но и улучшите ее качество.

А вы используете системы автоматизации?