Значение слов и терминов связанных с электронными документами. Определения и понятия
Архивный фонд – совокупность документов в архиве, имеющие логические и исторические взаимосвязи.
Документ – совокупность информации в определенной структуре, предназначенной для доступного восприятия человеком, которую возможно обменять между пользователями и/или информационными системами единым объектом.
Жизненный цикл электронного документа – периоды создания, взаимообращения, хранения в архиве и/или утилизации (уничтожения) электронного документа.
Идентификация – определение документа среди подобных средствами уникальных наименований и реквизитов.
Информационно-поисковая характеристика – совокупность реквизитов документа, позволяющих использовать, идентифицировать и учитывать электронные документы на стадии хранения в архиве.
Карточка открытого ключа проверки подписи – бумажный документ, в котором содержится значение открытого ключа, которым проверяется электронная цифровая подпись и удостоверяется его принадлежность юридическому или физическому лицу.
Контрольная характеристика электронного документа – значение функции, полученное средствами хэширования и предназначенное для контроля целостности электронного документа.
Личный ключ подписи – определенный набор символов, который принадлежит физическому или юридическому лицу и используется при создании электронной цифровой подписи документа.
Машинный носитель (информации) – носитель, предназначенный для записи и чтения информации средствами электронной вычислительной техники, а также совместимыми с ними устройствами.
Открытый ключ проверки электронной цифровой подписи документа – число, предназначенное для проверки электронной цифровой подписи документа.
Сменный машинный носитель (информации) – машинный носитель информации, который можно заменять на другой носитель того же типа, хранить отдельно от технических устройств чтения-записи информации, использовать в разных информационных системах.
Средства электронной цифровой подписи – программно-технические или программные средства, обеспечивающие производство и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия.
Средства хэширования – программно-технические или программные средства, обеспечивающие расчет контрольного значения характеристики электронного документа и имеющие сертификат соответствия.
Файл – идентифицированная информация на машинном носителе, поддерживаемая средой операционной системы, в которой осуществляется создание и обеспечивается доступ к файлу.
Формат файла – способ структурирования информации (битов, байтов) в файле.
Удостоверяющий лист – документ, подтверждающий подлинность одного или нескольких электронных документов.
Целостность электронного документа – значит, что в документ не было внесено несанкционированное изменение и он не был искажен в результате сбоев и повреждений программных, технических средств или машинных носителей при обработке электронного документа или при его передаче по линиям связи.
Электронный документ – документ на машинном носителе, содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена удостоверяющим документом или электронной цифровой подписью. Понятие электронного документа в обиходе и не имеющее юридической силы — документ в электронно-цифровой форме, доступный для восприятия с помощью ЭВМ.
Электронная цифровая подпись документа – набор символов, производимый средствами электронной цифровой подписи и ассоциированный со специальной (особенной) частью документа, который обеспечивает однозначную идентификацию автора и неоспоримость происхождения содержательной (общей) части документа.
Экспертиза ценности электронных документов – определение ценности электронных документов для установления сроков их хранения.
Понятие электронного документооборота
Во время проектирования или внедрения информационных систем, в которых происходит электронный документооборот в организации, то есть создание и обращение электронных документов, необходимо осуществлять планирование жизненного цикла электронных документов.
- Электронные документы в течении всего жизненного цикла имеют реквизиты, позволяющие их однозначно идентифицировать.
- Подлинность электронных документов должна быть удостоверена.
- Электронные документы должен быть защищены от несанкционированного доступа к содержащейся информации, преднамеренного или случайного изменения или уничтожения.
- Электронные документы, созданные в соответствии с требованиями проектной документации оформляются согласно действующим ТНПА.
- Электронные документы, вышедшие из обращения, хранятся в ведомственном архиве или в службе, выполняющей роль ведомственного архива.
Для выбора электронных документов на хранение в архиве проводится экспертиза ценности. По истечению срока хранения в архиве электронного документооборота организации уничтожаются электронные документы с временным сроком хранения, электронные документы постоянного срока хранения передаются в гос.архив.
Планирование жизненного цикла электронных документов
Планирование жизненного цикла документа в электронном документообороте организации предусматривает определение требований к электронному документу, при соблюдении которых данные электронные документы будут доступны и воспроизводимы на всех этапах жизненного цикла. Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с гос.органом по делопроизводству и архивам.
В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:
- специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;
- специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;
- специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.
Процесс планирования включает:
- установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;
- классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;
- предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;
- разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);
- определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;
- установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;
- определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;
- определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;
- определение порядка передачи электронных документов на государственное хранение.
Реквизиты электронных документов
Для идентификации при работа с электронными документами используются следующие реквизиты:
- наименование и обозначение документа;
- дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;
- данные о создателях;
- данные о защите электронного документа;
- данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;
- данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;
- данные о составе электронного документа.
Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа. Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов.
Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя.
Удостоверение подлинности электронного документа
Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется удостоверяющего листа или посредством электронной цифровой подписи. Для удостоверения подлинности электронного документа посредством электронной цифровой подписи применяются процедуры производства и проверки электронной цифровой подписи. Лицо, создавшее электронные документы, удостоверяет их путем выработки электронной цифровой подписи по данным, составляющим электронные документы, с применением личного ключа подписи. При проверке достоверности электронной цифровой подписи используется открытый ключ, принадлежащий лицу, который удостоверил электронные документы.
Бумажный удостоверяющий лист должен содержать:
- обозначение электронного документа;
- даты (время) создания, утверждения электронного документа и последнего изменения;
- контрольные характеристики электронного документа или их составляющих частей;
- подписи лиц, ответственных за разработку, производство, согласование, утверждение, нормоконтроль электронного документа, а также печать.
На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять копия электронного документа на бумаге, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение электронного документа, и печатью.
Хранение и учет электронных документов в подведомственном архиве
Порядок хранения, учета и уничтожения электронных документов и утилизации носителей определяется организацией, хранящей электронные документы, и согласовывается с государственным органом по делопроизводству и архивам.
Ведомственный архив хранит электронные документы в специализированном хранилище или в выделенных помещениях длительного хранения информации. В регламенте работ ведомственного архива предусматривается резервирование копий электронных документов, которые хранятся отдельно от исходных электронных документов.
Руководством предприятия назначается лицо ответственное за обеспечение сохранности электронных документов. Форматы электронных документов должны обеспечивать доступ к электронным документам, их распространение, воспроизведение и сохранение во времени. Для электронных документов с постоянным сроком хранения используются форматы файлов, согласованные с гос.архивом. В обратном случае электронные документы преобразовываются в необходимый формат к моменту передачи в гос.архив.
В хранилище или выделенных помещениях необходимо соблюдать правила пожарной безопасности. Основными параметрами, определяющими качество надежности хранения носителей информации в подведомственном архиве, являются:
- загрязненность воздушной среды;
- относительная влажность воздушной среды;
- температурные характеристики хранения;
- воздействие электромагнитных полей;
- время хранения носителей до необходимой перезаписи информации.
Значения параметров окружающей среды определяются нормативной документацией на носители.
Передача электронных документов в гос.архив
На государственное хранение передаются электронные документы, в составе «Перечня электронных документов с постоянным сроком хранения». Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется комиссией специалистов ведомственного архива и гос.архива согласно графика и требований гос.архива.
В гос.архив принимаются электронные документы, в виде одного или нескольких файлов, на машинных носителях разных типов. Форматы файлов и типы носителей информации должны соответствовать требованиям гос.архива и обеспечивать доступ к электронным документам и их воспроизведение. В отдельных случаях принимаются электронные документы с программными средствами воспроизведения электронных документов.
Электронные документы передаются в гос.архив согласно описи с соответствующими сопроводительными документами. Сопроводительные документы описывают электронные документы и подтверждать их подлинность.
Сопроводительные документы включают в себя:
- удостоверяющий лист или карточку открытого ключа подписи (при отсутствии электронной цифровой подписи);
- ведомость машинного носителя;
- информационно-поисковые характеристики.
Ведомость машинного носителя содержит сведения о носителе и составе файлов электронного документа, записанных на носителе.
Информационно-поисковая характеристика содержит:
- наименование и обозначение документа;
- даты и время создания, утверждения и последнего изменения;
- данные о создателях;
- данные о защите электронного документа;
- данные о средствах хэширования или электронной цифровой подписи электронного документа;
- данные о файлах электронного документа (имена, форматы, типы, контрольные характеристики);
- данные о программных и технических средствах, необходимых для воcпроизведения электронного документа.
Электронные документы передаются в гос.архив с сопроводительным письмом в котором приводится перечень описей информационно-поисковых характеристик носителей, ведомостей носителей и ссылка на удостоверяющий лист. В гос.архиве производится перезапись электронного документа с носителей организации на носители архива.
При передаче электронного документа в гос.архив должностные лица гос.архива осуществляют контроль комплектности и подлинности электронного документа в соответствии с сопроводительными документами. Электронные документы, не прошедшие контроль возвращаются в ведомственный архив.
Порядок приема, учета и хранения электронных документов в гос.архиве регламентируется методическими и нормативными документами гос.органа по делопроизводству и архивам. В гос.архиве должна обеспечиваться защита прав собственности на информацию. Для учета и идентификации электронного документа в гос.архиве используется архивный шифр электронного документа.
Защита электронных документов
Для предотвращения утраты, хищения, искажения или подделки электронного документа, а также других несанкционированных действий по их модификации, уничтожению, копированию владельцы, собственники и пользователи электронных документов осуществляют программно-технические и организационные мероприятия для защиты электронных документов.
Объектами защиты помимо самих электронных документов являются их реквизиты и электронная цифровая подпись.
Применяются средства защиты электронного документа сертифицированные уполномоченными органами в соответствии с требованиями по защите информации.
Защита самих электронных документов не исключает кражи текстового или графического контента, или идеи. Перед опубликованием материала в Интернете стоит сообщить об этом Яндексу в специальной форме Яндекс.Вебмастер. Доступно для материала от 2 до 32 тыс. знаков и для сайтов с ТИЦ более 10. Так же необходима регистрация логотипа перед проведением рекламной компании в интернете.
Защиту идей могут обеспечить оформленные патенты на изобретения, полезные модели или товарные образцы.
Порядок внесения изменений
- Изменения могут вноситься в электронный документ только на стадиях создания и обращения.
- Изменения в электронный документ вносятся согласно НД на эти виды документов.
- Изменение в электронный документ осуществляется заменой документа или его части.
- При замене электронных документов в целом изменяемые электронные документы аннулируют.
- При любых изменениях электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, изменяемые электронные документы.
- При изменениях частей электронных документов должен составляться новый удостоверяющий лист. Прежний удостоверяющий лист при этом должен сохраняться.
- Все изменения электронных документов подлежат учету и регистрации.
- Изменения в электронные документы вносятся службами организации, отвечающими за разработку или сопровождение информационных вычислительных систем, в которых осуществляется создание электронных документов.
К сожалению, сегодня не так часто пользуются электронными документами, а зря. На самом деле это очень удобно и позволяет избавиться от многих неудобств и трудностей, связанных с очередями и т. п. Мне кажется, нужно прогрессировать и отказываться от обычных, вечно теряющихся бумажек.
За электронными документами будущее, много отчетов в контролирующие органы уже можно подавать в электронном виде. Это быстро и удобно, при этом не нужно стоять в очередях. В Украине налоговая выдает электронные подписи бесплатно.
Хотелось бы слегка поправить респондента. Налоговая не выдает электронные подписи, а насаждает свои электронные ключи, не очень интересуясь, есть ли у организации интернет и прочие условности которые, как говорится, шерифа не интересуют, проблемы индейцев. И уточняю. Время добровольного обретения электронного ключа понемногу уходит. Программы из бесплатных потихоньку становятся платными, а страдать за эти ноу-хау будет простой бухгалтер.
В стране, где 70 процентов не знают, как подойти к компьютеру насаждается любовь к электронному документу карающими органами (налоговая, пенсионный и т.д.). Тут я думаю, вопросы не уместны. Полюбят все. Но как в этом бардаке разобраться. То сервер налоговой стал, а сроки по отчетам никто не отменял. Сервер же пенсионного фонда вообще показывает чудеса скорости обработки не самого документа, а ответа на отправку. В сутки редко укладывается. И мы хотим куда-то двигаться. Топтание на месте не больше.
В банках тоже есть електронные ключи для использования интернет банкинга. Но что, если ключь попадет в руки мошенника. Безопасность тоже не гарантирована. По моему мнению лучше испольнозать простые документы которые ручкой заполняют и печятьем.
К сожалению, сегодня не так часто пользуются электронными документами, а зря. На самом деле это очень удобно и позволяет избавиться от многих неудобств и трудностей, связанных с очередями и т. п. Мне кажется, нужно прогрессировать и отказываться от обычных, вечно теряющихся бумажек.